Telefonväxeln är en viktig del av ett företags kundservice och kommunikation. Men drar du nytta av statistik från din telefonväxel för att förbättra företagets verksamhet? Genom att analysera data kan du få en djupare förståelse för kundernas behov och önskemål samt effektivisera företagets interna processer.

För att utnyttja statistiken från din telefonväxel på bästa sätt är det viktigt att först välja en växel som erbjuder bra rapporteringsfunktioner. Därefter kan du börja analysera data för att få en överblick över företagets samtalsvolymer, samtalstider och vilka ärenden som oftast tas upp.

Det absolut viktigaste är att ha ett kundperspektiv när du gör er analys. Kundnöjdheten kommer troligtvis inte öka för att ni minskar svarstiden med 30 sekunder, om det kunderna egentligen vill är att få tag på er kl 18 när ni stänger 17. Med hjälp av den insamlade statistiken kan du sedan identifiera områden där det finns utmaningar eller där det finns utrymme för förbättringar.

• Tar det för lång tid för kunderna att få svar på sina frågor?
• Behöver företaget fler anställda för att klara av det höga samtalsflödet?
• Vilka tider har ni högst tryck på telefonerna – Och hur är det bemannat då?
• Vilka är de vanligaste frågorna? Kan ni automatisera och ha färdiga svar för snabbare återkoppling?

Använd statistiken för att motivera medarbetarna att som grupp nå ett gemensamt mål! Det motiverar mer än att jämföra enskilda medarbetare mot varandra, dessutom bygger ni en härlig teamkänsla.

Insikterna kan också användas som ett bra diskussionsunderlag i grupper, Tex. varför vissa samtal tar 30 sekunder, medan andra tar 3 minuter. Kortare samtal är inte alltid bättre, ett längre samtal kan leda till både goda kundrelationer och merförsäljning.

Att utnyttja statistik från telefonväxeln på bästa sätt kräver alltså både rätt verktyg och en insiktsfull analys. Men genom att använda statistiken på rätt sätt kan du ta företagets kundservice och kommunikation till nya höjder.

Har ni ingen växel som kan presentera statistik på ett bra sätt? Boka gärna en demo med oss så kan vi visa vilka funktioner och möjligheter som finns.