Illusionen om att backup ingår i Microsoft 365 hör ihop med att filerna lagras i molnet och Microsoft dessutom har en hög nivå på IT-säkerheten. Båda stämmer visserligen, och Microsoft lagrar kopior på bland annat Irland och Holland, men det är inte till för dig som kund utan för att skydda den interna IT-driften. Förenklat kan man säga att mail och filer som tagits bort av användaren oftast finns kvar i 30 dagar där administratören kommer åt dessa. Vissa upp till 90 dagar, men därefter försvinner filerna helt.