YLVA FORTSÄTTER ATT BERÄTTA – Vi hade tidigare en fysisk server hos en leverantör där våra system var installerade och där vi lagrade våra dokument. Vi arbetade därför via en VPN-tunnel, något som gjorde det krångligt att arbeta från någon annanstans än på kontoret, det gick men krävdes installation av VPN-klient på datorn man skulle använda. Dessutom var vi helt beroende av att tunneln och uppkopplingen mot dåvarande IT-leverantör fungerade.

För trots att EM Platt är en mindre organisation påverkas de kraftigt om systemen inte fungerar som de ska. – Eftersom allt vårt administrativa arbete sker via ekonomisystemet och mail kostar det oss väldigt mycket pengar om vi inte kommer åt dessa system. Vi kan bland annat inte skicka ut ordrar till arbetarna, hantera fakturor eller svara på arbetsförfrågningar, berättar Ylva.

LÖSNINGSFÖRSLAG
EM Platt insåg att IT-lösningen var osäker och måste moderniseras och fick hjälp att se över IT-arkitekturen och samtidigt konkurrensutsätta sin leverantör. – Vi tittade på helheten på de föreslagna lösningarna, alltså pris, kvalitet och övriga mjuka värden som erbjöds av de olika leverantörerna. Dessutom var det viktigt att leverantören förstod att vår verksamhet stannar om vi inte får support och hjälp snabbt, fortsätter Ylva.

DSolution erbjöd EM Platt att gå över till en molnbaserad lösning istället för en fysisk server, något som gav dem möjlighet att införa en mer mobil arbetsplats och samtidigt öka produktiviteten, kommunikationen och samarbetet.

IMPLEMENTATION
All tidigare data som låg på den fysiska serven migrerades till molnet. För Ylva och hennes kollegor skedde detta relativt smärtfritt. - Viss data var problematisk att flytta, så migreringen tog något längre tid än vi tänkte oss, men fortfarande inom rimlighetsnivån. Vi märkte ingen större skillnad efter migreringen, men idag är det mer lätthanterligt och enklare att komma åt mail, system och dokument. Helt enkelt smidigare, berättar Ylva.

Uppstarten efter migreringen började med en genomgång för hela företaget, vilket Ylva tyckte var positivt. – Vi fick en utbildning och hjälp med våra företagsspecifika arbetssätt och det var väldigt nyttigt.
Internt har det dock funnits utmaningar. - Jag förstår att inte alla kollegor är vana vid förändring och att utvecklingen går snabbt. Men jag var tydlig internt att vi nu blir moderna och då ska vi arbeta på det sättet fullt ut. Både hur vi sparar och delar filer samt hur vi för intern och extern kommunikation. Det har funnits delar att jobba med, men i det stora hela har det fungerat bättre än jag trodde, säger Ylva.

RESULTAT
Att gå över till molnet har lett till flera fördelar. En av dem är säkerheten. – Tidigare kom alla på kontoret åt alla dokument, och det hände att kollegor råkade ta bort enstaka dokument eller en mapp viket såklart ställde till det för mig, berättar Ylva.

DSolution såg till att användarna har olika rättigheter, och just ekonomiska dokument har numera bara Ylva tillgång till. - Det är en stor förändring, en trygghet för alla, fortsätter Ylva.
Att gå över till molnet öppnar också upp för fler möjligheter, både genom att addera säkerhet, så som multifaktors-autentisering eller krypterad trafik, samt att skapa en mobil arbetsplats - Numera kommer jag åt både mail, ekonomisystem och dokument via min inloggning, så det spelar inte längre någon roll om jag glömt datorn och är sjuk eller reser bort, eftersom jag kan logga in på vilken dator som helst och arbeta, supersmidigt.

Ylva avslutar med att berätta att om man står inför en digitaliseringsresa så ska man utnyttja systemet fullt ut. - Om man ändå ska göra en förändring och modernisera IT-lösningen, så ska man göra det fullt ut. Gör inte något halvdant, säger hon och ler.

Ylva Elvnäs, Ekonomiansvarig