Delar som bör ingår i er nya policy:
Öppettider (har någon/några avdelningar lunchstängt ska det finnas dokumenterat)
Svarsgrupper – Namnge vilka svarsgrupper som finns och vilka som ska vara inloggade (alla i avdelningen eller 50 %?). Ni kan också fylla i information om hur de ska agera tex ta meddelande, koppla samtal osv.
Röstbrevlåda – Beskriv hur röstmeddelandet ska låta, kanske ska ni ha ett manus för att ge en känsla av enhetlighet?
Hänvisningar – Generellt sätt är det bra om hänvisningar har en sluttid för när du förväntas vara tillbaka, men det är inte alltid det går. Tex. ”Vanliga hänvisningar vi på ’Företaget AB’ rekommenderar: Möte, Gått för dagen, Upptagen och Semester.”
Nummervisning – Vilket nummer ska ni kommunicera ut, mobilnummer eller fastnummer? Det finns fördelar och nackdelar med båda.
En väldokumenterad telefonpolicy minimerar frågor, osäkerheter och förenklar för alla medarbetare. Tanken är att du och dina kollegor ska veta hur ni agerar, svarar och använder era mobila tjänster.
All kommunikation man har med varandra, kunder, partners och leverantörer är en del av företagets varumärke och era medarbetare är viktiga ambassadörer – Därför ska ni skapa en telefonpolicy för kommunikation idag.
Behöver ni hjälp med en telefonpolicy, växellösningar eller har andra frågor när det gäller telefoni? Kontakta oss idag!